Die Verwaltung muss digitaler werden!
Westerkappeln braucht eine digitale Verwaltung. Die Coronakrise hat der Digitalisierung einen gewaltigen Schub verliehen und deutlich gemacht, wie wichtig digitale Lösungen sind. Doch die Verwaltung Westerkappelns hinkt dieser Entwicklung zum papierlosen Büro hinterher. Deshalb fordern wir, mit Hilfe der KAAW (Kommunale ADV-Anwendergemeinschaft West) sowohl die internen Verwaltungsabläufe als auch die Dienstleistungen für die Bürgerinnen und Bürger zu digitalisieren.
Onlineformulare? Bei Bearbeitung von Formalitäten noch Nachholbedarf
Es gibt wohl keine Branche und kaum einen Arbeitsbereich, den die Digitalisierung nicht beeinflusst. Schließlich zwangen auch die gravierenden Einschnitte in die Lebens- und Arbeitspraxis während der Coronakrise dazu, schnell neue digitale Lösungen umzusetzen. Doch bei der Bearbeitung von Formalitäten gibt es in der Westerkappelner Verwaltung weiterhin Nachholbedarf. Bislang gibt es nicht die Möglichkeit, beispielsweise Personalausweise und Pässe online zu beantragen oder Anträge, wie z.B. Bauanträge, online zu stellen. Andere Kommunen bei uns im Kreis haben sich schon längst auf den Weg gemacht und sind mit Unterstützung der KAAW, die die Kommunen bei der Aufstellung von Digitalisierungskonzepten unterstützt, weiter.
Zwei Phasen: Erst interne Abläufe, dann externe Angebote digitalisieren
Dabei hat sich gezeigt, dass in einem ersten Schritt alle internen Abläufe einer Verwaltung digitalisiert werden mussten, bevor die Bürgerinnen und Bürger von außen das System nutzen konnten. Schließlich hat die digitale Akte die Papierakte ersetzt. Alle Mitarbeiter können gleichzeitig darauf zugreifen, auch aus dem Homeoffice von zu Hause aus. Erst im zweiten Schritt konnten dann Bürgerinnen und Bürger die digitalen Angebote von außen nutzen.
Westerkappeln muss sich auf Weg der Digitalisierung begeben – Mitarbeiter mitnehmen
Auch Westerkappeln muss sich nun endlich auf den Weg der Digitalisierung begeben. Gemeinsam mit der KAAW hatte die Gemeinde bereits 2017 eine Digitalisierungsstrategie für die Verwaltung begonnen. Sie hat aber bis heute nichts davon umgesetzt. Wichtig ist, dass die Verwaltung die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in diesem Prozess mitnimmt. Denn es ist eine große Herausforderung, wenn das Wissen aus dem bisherigen Verwaltungsprozess mit dem E-Government zusammengefügt werden muss.
Langer Weg in die digitale Gesellschaft – niemanden zurücklassen
Der Prozess bis zur papierlosen Verwaltung wird mehrere Jahre dauern und die Verwaltung wird dafür zusätzliche Mitarbeiter und Geld benötigen. Deshalb braucht es ein begleitendes Personalentwicklungskonzept. Es würde es außerdem einfacher machen, wenn die benachbarten Gemeinden zusammenarbeiten und gemeinsame Lösungen entwickeln würden. Wir müssen natürlich berücksichtigen, dass längst nicht alle Menschen digital so affin sind, die Verwaltungsdienstleistungen selbstständig erledigen zu können. Gerade ältere Menschen werden auch in absehbarer Zeit Behördengänge nicht ohne Hilfe online erledigen können. Die Digitalisierung wird nur dann erfolgreich sein, wenn wir niemanden auf dem Weg in die digitale Gesellschaft zurücklassen.
Westerkappeln-App als Vision – Papierlose Verwaltung
Am Ende dieser Entwicklung – der papierlosen Verwaltung – sollen die Bürgerinnen und Bürger Westerkappelns die Möglichkeit haben, sämtliche Verwaltungsdienstleistungen, für die sie nicht persönlich im Rathaus erscheinen müssen, unabhängig von Zeit und Ort beantragen zu können. Unsere Vision sieht hierfür die Westerkappeln-App vor. Damit die Verwaltung und das Serviceangebot für die Bürger zeitgemäß aufgestellt sind, wird es dringend Zeit, den Weg der Digitalisierung zu beschreiten.
